واحد بازرگانی
مقدمه: مدیر بازرگانی تحت نظارت مستقیم مدیر عامل شرکت کار می کند و همه امور مربوط به بازرگانی که شامل خرید، فروش، ثبت سفارش و غیره است را به عهده دارد. به طور کلی وظیفه اصلی مدیریت بازرگانی شرکت راهبری صنایع بهساز به عهده گرفتن اجرای برنامه های شرکت در راستای رسیدن به اهداف تعیین شده آن است. به همین دلیل با توجه به اصول مدیریت، مدیریت مالی، تحقق بازار، بازاریابی و سایر روش ها و تکنیک های مدیریت بایستی از تکنولوژی و قابلیت های فنی شرکت و راهکارهای علمی استفاده مفید نموده تا شرکت را به اهداف مورد نظر خود نزدیک نماید.
فعالیت های واحد بازرگانی:
- • کنترل و نظارت بر نحوه انجام خرید ها (دوربین، پسیو، اعلام خطر، تابلو و غیره) در چارچوب مقررات
- • دریافت و بررسی آمار و اطلاعات از میزان فروش(دوربین، پسیو، اعلام خطر، تابلو و غیره)
- • هماهنگی با واحد مالی برای اطلاع از توان موجود
- • مذاکره با مشتریان و تأمین کنند گان
- • تهیه گزارش از فعالیت های انجام شده
- • دریافت برنامه و دستور کار از مافوق و اجرای آنها
- • تهیه و تنظیم آیین نامه های قرارداد ها
- • استفاده از روش مناسب برای جمع آوری اطلاعات از بازار، شناخت رقبا و ظرفیت های بالفعل و بالقوه
- • برنامه ریزی برای رسیدن به سیاست ها و اهداف شرکت
- • کنترل و تایید قرارداد ها و مستندات واحد بازرگانی
- • شناسایی و ارزیابی و انتخاب پیمان کاران فرعی
- • رعایت اصول و همچنین بازنگری و تنظیم قراردادهای تامین کنند گان
- • نظارت بر چگونگی اجرای کنترل های اعمال شده در مورد پیمانکاران
- • بررسی مسائل مربوط به قیمت گذاری
- • تهیه، کنترل و نظارت بر ثبت سفارش
- • پیگیری امور مربوط به بازرگانی
- • انجام مکاتبات، پیگیری با منابع و طرف های قرارداد
- • تهیه و گزارش دوره ای از فعالیت های واحد بازرگانی
- • انجام همکاری لازم در زمینه طرح ریزی کیفیت محصول
- • بررسی قیمت تمام شده محصولات
- • تهیه گزارش های تحلیلی و ارائه آن به مدیریت کل شرکت
- • تهیه فاکتورهای مربوط به دوربین، پسیو، اعلام خطر، تابلو و غیره و پیگیری فاکتورهای مربوطه تا وصول طلب
امور مربوط به واحد بازرگانی که از سوی مدیریت عامل ارجاع می گردد به سه دسته طبقه بندی می گردد:
- خرید و فروش های شرکت
- انعقاد قراردادهای شرکت
- صدور فاکتورهای شرکت
ذیلاً به صورت اختصار فرایند انجام امور مربوط به واحد بازرگانی شرح داده خواهد شد.
- خرید و فروش های شرکت:
- *تحقیق میدانی و کشف قیمت:
- *تهیه صورتجلسه کمیسیون:
- *پیگیری برای صدور چک:
- *خرید و فروش نهایی:
- *دریافت و یا تحویل کالا به انبار/ از انبار:
- انعقاد قرارداد:
- *جمع آوری اطلاعات:
- *تهیه صورتجلسه کمیسیون:
- *در صورت تأیید مدیران- مدیرعامل این واحد دو فرایند در خصوص انعقاد قرارداد انجام خواهد داد:
- درخواست مدارک لازم از طرف قرارداد: شامل مدارک شناسایی صاحبان امضاء، روزنامه رسمی تأسیس، آخرین تغییرات شرکت، آدرس شرکت و اساسنامه و گواهینامه مودیان مالیاتی و همچنین چک ضمانت قرارداد
- تنظیم قرارداد نهایی فی ما بین و ارسال جهت امضاء طرفین قرارداد
- *انعقاد قرارداد:
- *ابلاغ قرارداد انعقاد شده طی نامه به واحدهای مربوطه:
- صدور فاکتورهای شرکت:
در خصوص خرید و فروش های شرکت تقریباً روش یکسانی انجام می پذیرد. این روند طی مراحل ذیل عملی می گردد: در ابتدا مجوز کلی کار خرید و فروش از سوی مدیر عامل به این واحد ابلاغ گردیده و در مرحله بعدی هر واحد درخواست خرید خود را کتباً به این واحد ارسال می نماید و این واحد پس از اخذ تأیید مدیریت عامل ذیل نامه درخواستی، اقداماتی را به شرح ذیل انجام می دهد:
این کار از طریق تحقیق اینترنتی، تلفنی و مراجعه حضوری صورت می پذیرد. که خروجی این مرحله پیش فاکتورهایی است که از هر کدام از فروشنده ها دریافت گردیده است.
پیش فاکتورهای دریافت شده پیوست صورتجلسه کمیسیونی می گردد که توسط این واحد تهیه و تنظیم گردیده و در آن شرح کاملی از انواع برندها، قیمت ها از نازل ترین تا به بالا موجود می باشد. تا جهت تصمیم گیری نهایی به مدیران- مدیرعامل ارجاع گردد.
: در صورت تأیید و تصمیم نهایی برای خرید و یا فروش، این واحد پیگیری های لازم در جهت صدور چک از طریق واحد مالی را معمول می نماید.
پس از تهیه چک از سوی واحد مالی اقدامات لازم جهت خرید و یا فروش نهایی صورت می گیرد.
پس از دریافت کالا و بررسی صحت و سقم آن و نهایتاً در صورت تأیید صحت کالا از سوی مسئولان و کارشناسان مربوطه چک مربوطه تحویل فروشنده و کالای مورد نظر تحویل انبار می گردد. و یا از انبار تحویل خریدار می گردد.
در مورد انعقاد قرارداد نیز در ابتدا بایستی درخواست انعقاد قرارداد از سوی یکی از طرفین قرارداد به صورت کتبی ارسال گردد. در صورت توافق مدیریت عامل شرکت اقدامات لازم در این خصوص توسط واحد بازرگانی صورت می پذیرد.این فرایند طی مراحل ذیل توضیح داده خواهد شد:
کلیه اطلاعات مربوط به مشخصات شرکت طرفین، قیمت کل و جزء خدمات و کالا، مدت زمان قرارداد، تهیه مفاد و بندهای قرارداد، شرایط خاص و عام فی ما بین و ... بایستی از طریق این واحد تهیه و جمع آوری گردیده و در قالب پیش نویس قرارداد ارائه گردد.
با توجه به اطلاعات کسب شده صورتجلسه ای به همین منظور تهیه و جهت تأیید به مدیران – مدیر عامل ارسال می گردد.
در صورت امضاء طرفین قرارداد انعقاد قرارداد عملاً انجام می پذیرد.